Projektinhallinta ja johtamisen työkalut

Palveluyrityksen johtamiseen ja projektinhallintaan tarvitaan omanlaisensa työkalut. Paras projektinhallintatyökalu yritykselle riippuu siitä, onko kyse lähinnä sisäisten projektien pyörittämisestä, vai onko projektinhallinta strateginen osa yrityksen toimintaa.

Näistä aiheista juttelevat Vividin Sari Mäyrä ja Jenni Heikkilä Bites by Vividin 13. jaksossa.

 
 

Jakson kesto 24:07

0:36 Mitä on palveluyrityksen projektinhallinta?
4:26 Millainen projektinhallintatyökalu sopii yritykselleni?
9:24 Huono prosessi rikkoo hyvänkin järjestelmän
14:40    Projektien johtaminen ja seuranta
21:21 Yhteenveto

Mitä on palveluyrityksen projektinhallinta?

Palvelunyrityksen projektinhallinta sisältää seuraavanlaisia ominaispiirteitä:

  • Asiantuntijayritys myy asiakkaalleen jonkin tuotteen tai palvelun, tai vaikka molempia.

  • Projektiin liittyy tietty tavoite.

  • Projektilla on selkeä aloitus ja lopetus (muutoin kyse on prosessista eli jatkuvasta toiminnasta)

  • Projektilla on aikataulu, missä ajassa sen tulee valmistua.

  • Projektilla on tiettyjä työvaiheita.

  • Projektiin on käytettävissä tietty määrä resursseja, kuten ihmisten työpanosta ja materiaaleja.

Mikä on tärkeintä projektinhallinnassa?

Tärkeintä yrityksille yleensä on kustannusten hallinnan näkökulma. Halutaan tietää, minkä verran ihmisten työaikaa projektiin on kulunut ja millä hinnalla.

Lisäksi erityisesti valmistavan tuotannon osalta on tärkeää tietää, mitä materiaaleja kuluu, kuinka paljon hukkaa eli hävikkiä syntyy ja miten varastot riittävät. Tärkeää on myös huolehtia materiaalit oikea-aikaisesti, kun niitä työvaiheessa tarvitaan, jotta pysytään asiakkaalle luvatussa aikataulussa. Kun aikataulu on kaikkien nähtävillä, se sujuvoittaa päivittäistä työskentelyä.

Panosta projektisuunnitelmaan!

Projektinhallinnan tarkoitus on, että toteutus vastaa tilausta – eli suunnitelmaa. Mitä abstraktimpi projekti on, sitä enemmän mahdollisia sudenkuoppia löytyy astuttavaksi. Järjestelmätoimituksissa tai uuden ohjelmiston käyttöönotossa riskinä on se, että asiakas ja toimittaja ovat eri kartalla. Asiakas kuvittelee tilanneensa toista, mutta toimittaja on ymmärtänyt tilauksen aivan eri lailla. Kaiken lisäksi oman organisaation sisällä on vaarana, että työntekijät näkevät projektin tavoitteen eri lailla.


Tämä klassikkokuva voi olla sinullekin tuttu. Kuvasarja summaa hyvin yhteen, mitä käy jos ohjelmistoprojektin vaatimusmäärittelyt laiminlyödään. Projektin lopputuloksena on jotain, mitä ei edes oltu tilattu. Lähde

Lähtisitkö talonrakennusprojektiin ilman yksityiskohtaista piirustusta? Se ottaa huomioon katto-, lattia-, ja seinäelementtien lisäksi myös sen, missä kulkee sähköt, vedet, viemäröinnit, tietoverkot ja ilmastoinnit. Tuskin kukaan meistä lähtisi projektiin ilman kunnollista suunnitelmaa, ja sama periaate pätee palvelutuotannossa. Monissa monimutkaisissa palvelutuotannon projekteissa nämä “piirustukset” kuitenkin laiminlyödään, mikä johtaa epäonnistuneisiin projekteihin.

Millainen projektinhallinnan työkalu sopii yritykselleni?

Projektinhallinnan työkaluja on olemassa monenlaisia. Monelle ovat tuttuja erilaiset “pikkuohjelmat” eri mikropalvelut (esim. Monday, Trello), joiden toiminnallisuudet perustuvat lähinnä tehtävien hallitaan kanban-näkymässä.

Irrallinen työkalu vai toiminnanohjaukseen suunniteltu projektinhallinta?

Mikropalvelut soveltuvat kevyiden projektien pyörittämiseen, mutta niiden tyypillinen ongelma on yhteensopimattomuus yrityksen muuhun toiminnanohjaukseen. Kahden ohjelmiston integrointi toisiinsa saattaa toki olla mahdollista integrointityökalun (esim. Zapier) avulla, mutta datan kertyessä useisiin eri järjestelmiin kokonaiskuvaa on vaikea hahmottaa. Mikropalvelut jäävät helposti yrityksen arjesta irralliseksi ja siilouttavat tietoa, joten kannattaa pohtia onko irrallisesta ohjelmistosta loppupeleissä enemmän haittaa vai hyötyä.

Vaihtoehtona mikropalveluille on useista eri ohjelmista muodostuva kokonaisuus, kuten Odoo, jossa projektinhallinta on yksi ohjelmiston palanen. Todelliset hyödyt saadaan yhdistämällä projektinhallinta yrityksen toiminnanohjaukseen:

  • Tehtävälistat

  • Aikataulutus ja ennustaminen

  • Työajanseuranta

  • Kustannusten hallinta

  • Resurssien hallinta eli resursointi

  • Sähköpostien lähettäminen asiakkaalle

  • Yhteydenottojen kirjaaminen

  • Laskutus ja taloushallinto

Mikäli projektiin on tarve liittää tuotteiden tai palveluiden tuotantoon tai toimitukseen liittyviä työvaiheita, tarvitsee projektinhallinta kaverikseen muitakin ohjelmiston palasia, jotta järjestelmä ohjaa prosesseja tehokkaasti myynnistä laskutukseen asti. Myynti on tärkeää liittää projektinhallintaan, kuten yrityksen muutkin toiminnot. Projektinhallinta ei ole mikään erillinen “saareke”, vaan sen tulee liittyä saumattomasti yrityksen toiminnanohjaukseen ja järjestelmiin, kuten seuraavassa esimerkissä.

Näin esimerkkiprojekti kulkee ERP-järjestelmän läpi:

  1. Kaikki lähtee myyntitilauksesta, josta muodostuu tehtävälista.

  2. Tehtävät jaetaan projektitiimin kesken, niille asetetaan vastuuhenkilöt ja ne aikataulutetaan.

  3. Jos varastosta tarvitsee varata fyysisiä tuotteita, varastotilanne tulee varmistaa ja tilata tai valmistaa tuotetta ennakkoon.

  4. Projektin edetessä projektitiimiläiset kirjaavat reaaliajassa projektille tehdyt työtunnit tai kulut.

  5. Sitä mukaa kun suoritteita valmistuu tai tuotteita toimitetaan varastosta, ne kuitataan toimitetuksi asiakkaalle.

  6. Mikäli projektiin osallistuu freelancereita tai alihankkijoita, he voivat kommunikoida suoraan projektitehtävän kautta.

  7. Asiakas voi seurata projektin etenemistä reaaliajassa asiakasportaalin kautta.

  8. Laskutusvaiheessa ei tarvitse kirjauksia enää tehdä, koska laskutus kulkee reaaliajassa. Laskutusta voi tehdä haluamissaan sykleissä esim. viikoittain, kuukausittain tai vaiheiden valmistuttua.

  9. Tehdyt työtunnit voidaan raportoida PDF:nä laskun liitteenä.

Kenttätyön hallinta

Paikan päällä tehtävä asennus- tai huoltotyö voi yhtä lailla liittyä projektiin. Tässä tapauksessa Odoon Field Service -sovellus mahdollistaa työn kirjaamisen mobiililaitteella työkohteessa.

Sovellus yhdistää projektin tehtävän ja työsuoritteen toisiinsa, ja lisäksi paikan päällä tehtävälle voi kirjata asiakkaalta myöhemmin laskutettavat johdot ja mutterit. Tällöin tuotteet ja käytetty työaika tulee kirjattua reaaliajassa – laskutukseen ja jälkiselvittelyihin ei tarvitse enää uudelleen käyttää aikaa.

Huono prosessi rikkoo hyvänkin järjestelmän

Puhdas totuus on, että on käyttäjästä kiinni miten järjestelmä palvelee. Suurin kompastuskivi on tyypillisesti kiire, jolloin asioissa lähdetään oikaisemaan. Kaiken kiireen keskellä järjestelmä voikin toimia pelastusrenkaana, joka vaatii asioiden kirjaamiset täsmällisesti. Jos ihmiset eivät kirjaa tietoa, ei se luonnollisesti ole raportoinnissa käytettävissä.

Säntilliset kirjaukset, toiveajattelua?

Mitä enemmän prosessissa on mahdollisia mittaus- ja punnitsemisvaiheita, sitä enemmän tietojen kirjausta voi automatisoida kytkemällä mittareita ja punnitsemislaitteita järjestelmään. Palvelutuotannossa taas ihmisen täytyy aina käynnistää ja pysäyttää kello sekä kirjata työn sisältö. Kun toimintatapaan opettelee, huomaa kuitenkin lopulta että kiire häviää. Kaikkiin asiakkaiden tulipaloihin ei ehkä aina kannata lähteä mukaan, mikäli se sotkee omat prosessit ja tuottaa enemmän virheitä kuin hyötyä. Kaikki perustuu oman itsensä ja työaikansa johtamiseen.

On inhimillistä, että kirjauksissa on toisinaan puutteita. Tehokas muistutuskeino säntillisyyden hyveestä on kuitenkin se, kun silloin tällöin joutuu laiskuutensa vuoksi käyttämään pari tuntia asiakaslaskutukseen liittyvien työtuntien metsästämiseen kalenterimerkinnöistä, sähköpostista tai muistiinpanoista.

Hyvässä järjestelmässä parasta on, että se ohjaa ja opettaa toimimaan suunnitellulla tavalla, estäen prosessissa oikaisemisen. Odoossa on käyttäjän apurina OdooBot, joka huomauttaa, jos jokin asia on tehty normaalista poikkeavalla tavalla ja vaatii tarkastusta.

Projektin johtaminen ja seuranta

Kerrataan vielä – jos hyvää järjestelmää ei käytetä kunnolla, eli kirjauksissa oikaistaan tai ne jätetään tekemättä, jää data ja raportointi vajavaiseksi. Johdon haasteena onkin sitouttaa ihmiset käyttämään järjestelmää aktiivisesti.

Budjetti on yksi projektin tärkeimpiä raamittajia. Asiakasnäkökulmasta budjetti on myyntitilauksen loppusumma, minkä asiakas on hyväksynyt. Mikäli budjetissa ei pysytä, hyvä projektipäällikkö herää tilanteeseen ajoissa ja hyväksyttää muutokset asiakkaalla.

Projektin etenemisen seuranta

Projektisuunnitelma ja aikataulutus syötetään projektinhallintatyökaluun tehtävien tarkkuudella, joilla on kullakin omat vastuuhenkilönsä. Projektin aikana projektipäällikkö voi valvoa tehtävien etenemistä ja määräajoissa pysymistä. Tehty tehtävä kuitataan valmiiksi ja vedetään kanban-näkymässä pois työlistalta. Kanbanin ansiosta jonossa olevat tehtävät on helppo hahmottaa projektikohtaisesti. Mikäli työn suoritusvaihe on ruuhkautunut ja määräajat paukkuvat punaisella, pomppaa se kanbanin kautta projektipäällikölle esiin.


Odoo Projektinhallinnan kanban-näkymä.

Kaikki projektiin liittyvä sähköpostikommunikointi on mahdollista pyörittää järjestelmän kautta, jolloin viestintä ohjautuu automaattisesti oikeille tehtäville ja vastuuhenkilö näkee helposti kaikkeen tehtävään liittyvän tiedon.


Kulujen kirjaaminen projektille

Sekä asiakkaalta laskutettavat työt, että kulut on olennaista kirjata projektille. Projektilla voi kuitenkin olla myös laskuttamattomia töitä, joita on olennaista seurata projektin kannattavuuden näkökulmasta. Omalla työlläkin on aina kustannushinta, myös yrittäjän tekemällä, joten se on fiksua määritellä järjestelmään ja ottaa näin mukaan kokonaislaskentaan.

Projektianalyysi on tietojohtamisen työkalu

Projektin jälkeen on projektianalyysin aika, minkä järjestelmä tuottaa automaattisesti kirjausten ollessa ajan tasalla. Joskus projektianalyysin pohjalta päädytäänkin lopettamaan vastaavat projektit jatkossa – tämä on aitoa tiedolla johtamista. Tietoon perustuva päätöksenteko on elintärkeää firman palveluvalikoiman suunnittelun näkökulmasta. Haluamme tunnistaa kulusyöpöt, ja ehkä jopa poistaa ne valikoimastamme.

Toisaalta projektianalyysin avulla voimme kehittää palveluprosesseja sujuvammaksi ja hinnoitella projekteja markkinalähtöisesti. Mitä lisäarvoa palvelu tuottaa asiakkaalle? Minkä hinnan asiakas on valmis maksamaan? Projektin hinnan ei ole pakko perustua kirjattuun työaikaan, vaan asiakkaan kanssa neuvoteltuun kiinteään “urakkahintaan”, mutta kummassakin tapauksessa projektin kuluja on järkevää seurata ja kehittää palveluprosesseja jatkuvasti.

Tuotteistamalla omaa toimintaa parannetaan samalla asiakastyytyväisyyttä. Asiakastyytyväisyyskysely on mahdollista määrittää lähtemään asiakkaalle automaattisesti, kun tehtävä siirretään tiettyyn vaiheeseen (esim. “Palaute”).

Projektin kustannuslaskenta

Odoon raportointimahdollisuudet ovat todella laajat myynnistä valmistukseen asti. Dataan pystyy porautumaan käyttämällä edistyksellisiä ryhmittely- ja suodatustoimintoja. Järjestelmästä saa vakiomuotoiset, säännönmukaiset raportit esimerkiksi kirjanpidon tarpeisiin, mutta johtamisen kannalta on olennaisinta seurata sellaisia raportteja, joiden pohjalta pyritään kehittämään toimintaa.

Sisäisen laskennan avulla tuotevalikoimaa voidaan priorisoida kannattavimpiin tuotteisiin. Vaikka varsinaista kirjanpitoa ei tehtäisi Odoolla, mahdollistaa Odoon Kirjanpito-moduuli monipuolisen sisäisen laskennan projektijohtamisen näkökulmasta. Analyyttinen kirjanpito eli kustannuspaikkalaskenta kerää yhteen ja raportoi projektille kirjatut tuotot ja erilaiset kustannukset, kuten työaika, materiaalit ja matkakulut.

Yhteenveto

Yleisesti projektinhallinnan työkalun tärkeimpiä tehtäviä ovat:

  1. Tarjota näkymä asiakkaiden kanssa meneillä oleviin projekteihin.

  2. Mahdollistaa resurssien allokointi projekteille.

  3. Helpottaa päivittäisten työtehtävien suorittamista aikataulussa.

  4. Tuottaa dataa sisäisen laskennan ja päätöksenteon tueksi.

  5. Auttaa ja ohjata projektitiimiä viemään projektit maaliin sovitussa budjetissa ja aikataulussa.

Parhaimmillaan henkilöstö sitoutuu käyttämään projektinhallinnan työkalua säntillisesti ja antaa johdolle mielettömän arvokasta dataa palvelutuotannon analysointiin ja jatkokehittämiseen. Hyväkään projektinhallinnan työkalu ei kuitenkaan auta, jos ihmiset eivät käytä sitä eli jättävät työtunnit, kustannukset tai tuotteet kirjaamatta projekteille.

Odoo on erittäin joustava ja muokkautuva työkalu erilaisiin projektihallinnan tarpeisiin. Projektinhallinnan järjestelmää hankittaessa onkin tärkeää suunnitella riittävän huolellisesti myytävät tuotteet ja millaisia tehtäviä tuotteet triggeröivät palvelutuotannon puolelle, kun myyntitilaus vahvistetaan, jotta myös johdon puolelle tuotetaan oikeanlaista dataa.

Onko projektinhallintajärjestelmän kehittäminen ajankohtaista yrityksessäsi? Kysy Vividiltä apua projektiisi! Tutustu Projektinhallinta-ratkaisuumme.

Projektinhallinta ja johtamisen työkalut
Vividi Oy, Johanna Valkonen 18 kesäkuuta, 2021
Arkistoi