Rakennetaan onnistunutta ERP-käyttöönottoprojektia

Yrityksen ERP-käyttöönotto on kuin talonrakennusprojekti

Mietitäänpä tilannetta, jossa yrityksessä suunnitellaan uutta ERP-järjestelmää ja aletaan pyytämään tarjouksia eri toimittajilta. Aluksi aletaan miettiä, mistä kannattaa maksaa ja peilataan sitä oman organisaation osaamiseen – millaisia ihmisiä itseltä löytyy ja millaista osaamista pitäisi saada ostettua toimittajalta.

Monesti ERP-järjestelmäprojektit ovat ainutlaatuisia yrityksessä eikä sellaisesta ole aikaisempaa kokemusta. ERP-järjestelmät ovat niin abstrakteja asioita, että voi olla vaikeaa hahmottaa ja ymmärtää millaisesta projektista on kyse.

Itse olenkin pyrkinyt ymmärtämään ERP-käyttöönottoprojektin luonnetta konkreettisen esimerkin kautta.

Useampi meistä on joskus ollut mukana rakentamassa itselleen omakotitaloa tai remontoimassa asuntoaan. Talon rakentaminen on sellainen konkreettinen asia, jonka kautta pystymme paremmin ymmärtämään, mitkä tekijät vaikuttavat onnistuneeseen lopputulokseen. Yleistiedon perusteella tiedämme, että talon rakentamiseen tarvitaan maanmuokkausta tontilla, hyvät perustukset, sähkötyöt, vesijärjestelmä, ilmanvaihto- ja lämmitysjärjestelmä, tietty määrä tietynlaisia huoneita, pintamateriaalit, tavaroita ja kodinkoneita.

En usko, että monikaan meistä lähtisi kuitenkaan tämän yleistiedon perusteella vielä itse rakentamaan taloa. Ja onneksi ihan rakennuslainsäädäntökin estää tällaisen omatoimisuuden.

Tarvitsemme siis rakennusprojektiin arkkitehdin, rakennuspäällikön, rakennusvalvojan ja sen lisäksi lukuisia eri alojen ammattilaisia kuten sähköasentaja, lvi-asentaja, timpuri, sisustussuunnittelija, kalusteasentaja ja niin edelleen. Toki talonrakennusprojekteissakin on oma tekeminen sallittua, kunhan se tapahtuu sovitusti yhteisen suunnitelman mukaan.

Talopaketin ostaja voi sopia tekevänsä tontilla esimerkiksi raivaus- ja maanmuokkaustyöt. Samoin hän voi hoitaa itse pintamateriaalien valitsemisen ja myös niiden asentamisen eli laminaatit lattialle ja maalit sekä tapetit seinille. Näin toimimalla voi säästää paljon projektin kokonaiskustannuksissa.

ERP-käyttöönottoprojektissa voi olla tilanne, että asiakkaalta löytyy omaa osaamista koodaamiseen, mutta ei syvällisempää tietämystä hankittavan järjestelmän ominaisuuksista. Tämä on kokemukseni mukaan ehkä se "hankalin" soviteltava tehtävänjako projekteissa. Tai tällaisessa tilanteessa helpoimmin aiheutetaan projektille mutkia matkaan tai tehdään siitä tarpeettoman monimutkaista.

Avaan tätä ajatustani vielä hieman lisää.

ERP-järjestelmän pystyttämisessä tarvitaan enemmän tai vähemmän koodausosaamista eli jonkin tietyn ohjelmistokielen hallintaa, ja on hyvä, jos sitä löytyy asiakkaalta omasta takaa. Tällöin asiakas pystyy paljon helpommin ja laajemmin ymmärtämään ohjelmiston tarjoamia mahdollisuuksia ja voi omalla työosuudellaan nopeuttaa paljon projektin etenemistä.

Kuitenkin vähintään yhtä tärkeää on ymmärtää ja osata kyseisen ohjelmiston tietorakenne ja logiikka. Pitäisi perehtyä kaikkiin ohjelmistosta jo valmiiksi löytyviin ominaisuuksiin ja ominaisuuksien keskinäisiin riippuvuussuhteisiin.

Toisinaan IT-talot haluavat tehdä mahdollisimman paljon laskutettavaa koodaustyötä ja vastaavat mielellään asiakkaalle kaikkiin toivomuksiin, että ne pystytään kyllä toteuttamaan. Ja näinhän se toki on, kyllä rahalla saa ja hevosella pääsee.

Me Vividillä pyrimme toteuttamaan asiakkaille mahdollisimman pitkälle Odoo-järjestelmän käyttöönoton ohjelmiston standardiratkaisuja asiakkaan tarpeisiin soveltaen. Eli niin, että hyödynnetään kaikkia jo ohjelmistossa valmiina olevia ominaisuuksia, jotta hyödytään myös ohjelmiston ydinlupauksesta – helppoa ja nopeaa työnkulkua toisiinsa integroiduilla toiminnoilla.

Se, että Odoossa on kymmeniä eri sovelluksia yrityksen toiminnanohjauksen tarpeisiin niin markkinoinnista tuotantoon kuin henkilöstöhallinnosta kirjanpitoon, luo koodarin kannalta haasteellisen työympäristön. Kun tähän kokonaisuuteen lähdetään rakentamaan lisäominaisuuksia, tulisi tietää ja ymmärtää miten uusien ominaisuuksien pitää linkittyä olemassa olevaan kokonaisuuteen.

Jos vertaamme tätä tilannetta talonrakennukseen, niin kyseessä on vastaava tilanne kuin arkkitehti suunnittelisi vain yksittäisiä huoneita ilman, että on mietitty niiden sijoittumista kokonaisuuteen. Tai kuin sähkötyöt tehtäisiin yksittäin eri huoneisiin tietämättä, miten ne on tehty muissa huoneissa.

Voisiko lopputulos tällaisessa projektissa tuottaa talon, jossa jokaiseen huoneeseen on oma ulko-ovi, joka huoneessa oma sähkökaappi ja sen mukaan ehkä moninkertaiset sähkökulut asumisen aikana? Osasta huoneita varmasti olisi unohtunut pistorasiat kokonaan ja toisissa niitä olisi aivan liikaa.

Kokonaisuus EI varmastikaan näyttäisi kovin hienolta eikä tarjoaisi erityistä asumismukavuutta.

Me Vividillä mielellämme oman roolimme Odoon partnerina kuin kokonaisuudesta vastaavaksi rakennuspäälliköksi ja asiakkaan kanssa tiiminä toimivaksi arkkitehdiksi. Sen jälkeen kun rakennussuunnitelma on hyväksytty, me voimme toimia myös käytännön tekijöinä sovituissa tehtävissä.

On tietysti tärkeää, että asiakkaamme oppivat käyttämään ja itsenäisesti hallitsemaan hankkimaansa järjestelmää. Siksi emme pyri tekemään itseämme korvaamattomaksi, vaan koulutamme ja ohjaamme asiakkaan vastuuhenkilöt hallinnoimaan itse järjestelmää niin pitkälle kuin he itse siinä haluavat mennä.

Toki jatkamme mielellämme yhteiseloa asiakkaidemme kanssa valmiissa rakennelmassamme, ainahan sitä uutta ideaa pukkaa ja tulee tarpeita laajentaa ja lisätä kokonaisuuteen uusia ominaisuuksia.

Rakennetaan onnistunutta ERP-käyttöönottoprojektia
Vividi Oy, Sari Mäyrä 29 kesäkuuta, 2021
Arkistoi