Oletko yrityksesi kehityksen jarru?

Oletko se kaikkivoipa ja rutinoitunut johtotähti, jonka päättämällä tyylillä kaikki tehdään? Vai oletko se, joka kysyy henkilökunnaltaan, haluavatko he yrityksen kehittyvän, ja vastaanotat tyytyväisenä vastauksen: "ei"?

Me kaikki rutinoidumme. Vain harva meistä pystyy jatkuvasti päivittäisien toimien lomassa ajattelemaan vaihtoehtoista tapaa toimia. Eikä siihen ole aina tarvekaan, sillä rutiineissa on myös paljon hyvää.

Jos rutiineja ei olisi, joutuisimme käyttämään loputtoman määrän energiaa kaikkiin tekemisiimme. Yksinkertaisetkin tehtävät ja muut arkiset toimenpiteet veisivät voimamme. Päivittäisten perustoimintojen automatisointi on ajankäytöllisesti järkevää, sillä samalla se vapauttaa aikaa jollekin mielekkäämmälle ja kiinnostavammalle ajanvietteelle. 


Rutiinit lisäävät hallinnan tunnetta ja tuovat tunteen kontrollista. Kun päässä tai maailmassa vallitsee kaaos, tuntuu turvalliselta pitää kiinni tutuista rutiineista.

Missä vaiheessa rutiineista tulee kehityksen jarru?

Silloin, kun rutiinit eivät enää palvele yrityksesi kasvavaa toimintaa. Tai kun toiminta ajautuu tehottomalle uralle, jossa mitään prosessia ei ole automatisoitu, vaan toimintamalli mietitään jokaisen asiakkaan kohdalla aina uudestaan.  Tai silloin, kun teemme asioita vain siksi, koska niitä on aina ennenkin tehty juuri niin.

Tosipohjainen toteamus: ”päätettiin neljän tunnin palaverissa tehdä kaikki niin kuin aina ennenkin.”

Tiedosta, miksi rutiineja pitää muuttaa

Vastauksena saattaa olla halu kasvaa. Halu vapauttaa työaikaa ja tehdä asioita nopeammin. Halu saada toiminnasta ennustettavampaa tai halu varmistaa, että asiat eivät ole yhden ihmisen takana, vaan koko organisaatio voisi itseohjautuvasti hoitaa yrityksen asioita eteenpäin. Se, että asiat ovat vain yhden ihmisen käsissä, on harmillisen yleistä. Tämän avainhenkilön poissa ollessa, toiminta huonoimmassa tilanteessa pysähtyy tai asiat eivät selviä riittävän nopeassa aikasyklissä.

Mitä pitää muuttaa?

Kun syy, eli samalla myös tahtotila sekä tulevaisuuden tavoitetila, on selvillä, alkaa se vaikein osuus. Selvitetään, mitä pitää muuttaa. Tämän voit löytää muutaman sivuosuman jälkeen itse, mutta myös ulkopuolisen silmät voivat taata sen, että muutetaan oikeita asioita.

Hyvänä esimerkkinä toimii eräs asiakkaani, jonka ongelmana oli myynnin laskeva käyrä. Johdon mielestä se johtui markkinoinnin surkeudesta sekä myyjien laiskuudesta. Tarkastelun jälkeen perisyy löytyi puutteellisista toimintaohjeista, sekä siitä, että markkinoinnin automaation antia ei osattu hyödyntää oikein. Organisaation sisältä voi tosinaan olla vaikea hahmottaa, missä toiminnossa ongelma sijaitsee.

Onko koolla merkitystä?

No, voin kertoa sinulle, että aina se on liian pieni. Harva on sanonut että olisi tarpeeksi iso. Tämä siis tietenkin sieltä omasta näkökulmasta – ulkopuolisen mielestä tilanne näyttää aivan muulta. Pienemmällä toimijalla on yleensä myös kova nälkä kasvaa, mutta koska koemme itsemme pieninä, emme ota kehitysaskeleita kasvun tueksi. Ai miksi?

Koska ajattelemme takaperoisesti, että ensin kasvetaan ja sitten kehitetään. Hallittu kasvu syntyy siitä, että kehitymme ehkä hieman etunojassa tai ainakin samassa syklissä kasvun kanssa. Jos askelta kehitykseen ei oteta, ei kasvuakaan tapahdu. Nykyinen pullonkaula ahtautuu entistä enemmän, jos yrityksen käytössä olevat resurssit eivät sitä tue. Oikeanlainen ajatusmalli auttaa huomioimaan asioita jo ennakkoon.

Mitä se kehitys sitten tarkoittaa?

Kehitystä on monenlaista. Tässä ajassa se vaatii sitä, että automatisoit toimintoja mahdollisimman pitkälle. Manuaalisen työn tekeminen maksaa, on virheille altis sekä harvoin reaaliaikaista – voisi sanoa, että jopa hidasta.

Muutamia mainitakseni, erilaiset myynnin ja markkinoinnin automaatiot auttavat asiakaskokemuksen parantamisessa sekä tekevät myynnistä aktiivisempaa. Jos asiakkuudet ovat vain jonkun muistissa, ei asiakasta tule huomioitua tarpeen vaatimalla tavalla. CRM-järjestelmä antaisi asiakkuuden tiedot sekä historian heti käyttöösi. Puutteellinen myyntiosaaminen heijastuu myös eri kanavissa asiakkaan saamana huonona palveluna sekä asiakaspoistumana.

Erilaisista automaatioista ja digitalisaatiosta puhuttaessa nousee ensimmäisenä karvat pystyyn

Ihan ymmärrettävää - muutosvastarinta puskee läpi ja kaikenlaiset sanahirviöt alkavat juosta silmissä.  Ja kun itse ei aina ymmärrä niistä palveluntarjoajan kertomista asioista mitään.

Kyllä järjestelmistä voi olla murhettakin ja huonon kumppanin kanssa homma ei edisty. Tästä meillä kaikilla lienee kokemuksia monenlaisessa mittakaavassa. Uusien tapojen omaksuminen myös vaatii yritykseltä paljon, sillä koko henkilökuntaa tarvitaan, jotta uusia asioita myös jatkossa hyödynnettäisiin. Ja oikeasti, sillä koolla ei todellakaan ole merkitystä. Tulevaisuuden kasvutavoite antaa suunnan toiminnan tehostamisen määreille. Myös yksinyrittäjälle se ”virtualiassari” on aika tarpeellinen.

Erilaisten päivittäisiä rutiineja suorittavien ohjelmien tarkoitus on auttaa yritystä hallitsemaan toimintaa, tekemään siitä sisäisesti läpinäkyvämpää ja auttaa kasvussa. Ne mahdollistavat ennakoitavuuden ja priorisoivat ajankäytön. Mutta toki olisi suotavaa, ettei vajota ohjelmistosuohon, vaan mahdollisimman pitkälle voitaisiin toimia yhden sateenvarjon alla.

Tarvitaan palkinto

Niin, jokaisen muutoksen edellä pitää osata nähdä tulossa oleva palkinto. Nyt jos päätät lähteä muuttamaan rutiinejasi, niin mikä on se sinun yrityksellesi tuleva palkinto, kun niin teet. Mieti, mitä muutoksesta hyödyt ja mitä se sinulle mahdollistaisi? Vapauttaisiko se omaa aikaasi, voisitko saavuttaa enemmän myyntiä, onnistuisiko markkinointi helpommin tai onnistuisitko jakamaan vastuuta tuottavasti?


Nyt on hyvä hetki palata ensimmäiseen kirjoittamaani lauseeseen:


Päivittäisten perustoimintojen automatisointi on ajankäytöllisesti järkevää ja samalla vapauttaa aikaa jollekin mielekkäämmälle ja kiinnostavammalle ajanvietteelle.

Siirretään ihmisen ainutlaatuinen osaaminen sellaiseen työhön, jossa siitä saadaan parempaa lisäarvoa ja mitä järjestelmä ei osaa tehdä. Sen automatisoidun rutiinin voi tehdä jokin muu kuin ihmismoottori.

Oletko yrityksesi kehityksen jarru?
Petra Kärkinen 4 tammikuuta, 2021
Tunnisteet
Arkistoi