Näin hallitset asiakassuhteita Odoo CRM:n avulla

Oletko pohtinut tulisiko teidänkin ottaa käyttöön CRM? Vai löytyykö sellainen jo, mutta se tuntuu jääneen irralliseksi osaksi muusta toiminnasta?

Tässä käyn läpi CRM:n tarkoituksen ja miten se sulautuisi osaksi teidänkin toimintaanne Odoo-ohjelmiston avulla.


Mikä on CRM ja miksi jokainen yritys tarvitsee sellaisen?

Kaikessa lyhykäisyydessä ja yksinkertaisuudessa CRM (Customer Relationship Management) eli asiakkuudenhallinta viittaa asiakassuhteiden hallintaan ja johtamiseen koko asiakkuuden elinkaaren ajan. Puhekielessä CRM:llä tarkoitetaan yleensä CRM-järjestelmää eli ohjelmistoa, joka auttaa hallitsemaan asiakkuuksien tilaa niiden eri vaiheissa eli myyntiputkessa.

Myyntiputki on jokaisella yrityksellä omanlaisensa, mutta yksinkertaistettuna se voisi olla esimerkiksi Uusi - Etenee - Ehdotus - Voitettu/Hävitty. CRM-järjestelmä on erityisesti myyjien työkalu joka ohjaa heidän toimintaansa, mutta tärkeä myös niin asiakaspalvelulle kuin laskutukselle parantamaan asiakaskokemusta ja lisäämään työn sujuvuutta.

Alunperin CRM:llä on tarkoitettu lähinnä ajantasaisia asiakastietoja. Tänä päivänä teknologian kehittyessä se on myös paljon muuta, jonka keskiössä on tietysti data. Asiakkaista löytyvä ja kerätty data on kultaakin kalliimpaa teidän oman yrityksenne toiminnan kehittämiselle.

Mikään yritys ei pyöri ilman asiakkaita, ja yhdenkään yrityksen ei ole varaa jättää hyödyntämättä asiakkailta saatua tietoa. Tiedon pohjalta on tarkoitus parantaa asiakkaalle luotavaa arvoa.

Hyödynnä kampanjatarjouksemme, jossa otamme yritykseesi CRM:n käyttöön vain 4 tunnissa! Tarjous on voimassa rajoitetun ajan.

Liidistä mahdollisuudeksi

Ajatellaan tilanne, jossa markkinointi tuottaa jo mukavasti liidejä myynnille. Yhteydenottoja tulee niin nettisivujen lomakkeen kuin uutiskirjeiden kautta. Nämä kirjautuvat automaattisesti CRM:n liideiksi. Liidejä voi myös tietysti luoda manuaalisesti, jos olet löytänyt potentiaalisen kontaktin.   


Liidin kortille pääset syöttämään kaiken tarpeellisen tiedon, joka on myynnille sekä koko yrityksellenne tärkeää tietoa. 

Mikäli liidi (eli kontakti, ihka oikea ihminen) haluaa edetä myyntineuvotteluihin, puhutaan liidin konvertoinnista mahdollisuudeksi. Liidi siirretään varsinaiseen CRM-myyntiputkeen (jossa mm. tarjous tehdään) muutamalla klikkauksella.

Mikäli sähköposti tai nimi löytyy jo jonkin asiakkuuden takaa, yhdistyvät tiedot automaattisesti. Jos tietoja taas ei vielä löydy, uusi asiakkuus perustuu automaattisesti konvertoinnin yhteydessä. Näin tiedot ovat heti myös kaikkien muiden käytettävissä koko yrityksessänne.


Tarjouksesta tilaukseksi

Seuraavana päästään tekemään itse tarjousta. Yhden mahdollisuuden alle onnistuu luoda useita tarjouksia, jos näin on tarpeen.

CRM:n etusivulta näet kätevästi, missä vaiheessa omat mahdollisuudet menevät ja onko näille luotu aikataulutettuja tehtäviä kuten soittoja. Käyttöoikeuksien mukaan myyjät ja muut työntekijät pääsevät näkemään myös muiden mahdollisuudet (ja liidit), jolloin asiat eivät ole enää yhden henkilön varassa.

Kaikki kommunikointi tapahtuu Odoossa, ja se on mahdollista integroida Googlen ja Outlookin sähköpostiohjelmiin. Mahdollisuuden siirto vaiheesta toiseen onnistuu intuitiivisesti niin etusivun Myyntiputkessa kuin varsinaisella kortilla.


Odoon tarjous tehdään oikeasti Myynti-moduulissa, mutta käytössä et edes huomaa tätä, sillä nämä kaksi osiota on integroitu niin sulavasti keskenään.

Seuraava vaihe on mielestäni yksi tärkeimmistä, joka yhdistää myynnin yrityksen muihin toimintoihin. Puhun tässä siis tarjouksen vahvistamisesta tilaukseksi ja siitä eteenpäin laskuksi. Usein tämä vaihe tehdään manuaalisesti tai integraation avulla laskutusohjelmaan, jolloin CRM:n data jää vain myynnin käyttöön. Kuulostaako tutulta?

Mistä teidän laskutus tietää mitä voidaan laskuttaa, milloin ja millä hinnalla? Miten yrityksenne osaa arvioida tulevien viikkojen ja kuukausien työkuormaa? Millaisia projekteja on myyty ja millä aikataululla?

Odoolla tarjouksen vahvistaminen käy niinkin kätevästi, kuin klikkaamalla 'Vahvista'. Tadaa! Mikäli tilauksella olevat tuotteet/palvelut on heti laskutettavissa, on tieto jo laskutuksella. Muutoin tieto päivittyy aina heti sen mukaan, kun tavara tai palvelu on toimitettu asiakkaalle. Ei enää manuaalista työtä.

Jos myytte palveluita ja tarpeenne on seurata projektia yksittäisiin tehtäviin käytetystä ajasta kokonaiskuvaan saakka, Odoo integroituu kätevästi projektinhallintaan.

Nice to know: Myyjä saa ilmoituksen, kun asiakas käy katsomassa tarjousta! Ja vastaavasti myös mikäli asiakas vahvistaa tarjouksen tilaukseksi. Nyt ei enää ole tarve kysellä asiakkaalta oletko nähnyt tarjousta. 😉


Seuranta ja jatkuva kehittäminen

Varsinaisen päivittäisen tekemisen lisäksi tärkeää on myös se aiemmin mainittu data - mitä me jo tiedämme ja kuinka voimme tämän avulla kehittää toimintaamme, sekä mitä voimme ennustaa nykyisen tiedon pohjalta. Kaikki tiedämme, että mitä enemmän manuaalista työtä, sen suuremmalla todennäköisyydellä joku unohtaa tehdä jonkin vaiheen. Mikäli raportointi on paljon tällaisen manuaalisen työn varassa, tuloksetkin ovat vastaavat (=huonot, puutteelliset raportit). 

CRM:n automaattisissa raporteissa nähdään nopeasti ja kätevästi muutamia niin myynnille kuin markkinoinnille tärkeitä lukuja, kuten keskimääräinen kaupan koko ja mahdollisuuksien/liidien lähteet. Raporttiin päästään kätevästi porautumaan ja tarkastelemaan mistä lähteestä on tullut minkäkin tyyppisiä ja kokoisia kauppoja.

Raporttien hyötyjä markkinoinnin ja myynnin näkökulmista:

  • Markkinointi tietää mihin kanaviin kannattaa panostaa, kun liidien lähteitä ja kannattavuutta seurataan.

  • Myynti pääsee tarkastelemaan, kuinka monta päivää toimeksiantoon menee, mitkä ovat häviämisen syyt, miten luvut kehittyvät, ja pääsee tekemään tarvittavia muutoksia tiedon pohjalta.


Seurantaa voidaan tehdä myös eri myyntitiimien tasolla, mikäli sellaiset on käytössä. Myynnin puolella päästään myös tarkastelemaan eri tuotteiden ja tuoteryhmien välistä toteumaa. Mikä tuote/palvelu myy nyt hyvin? Vai onko teidän hittituotteen myynti kenties pudonnut alaspäin?

Nämä kaikki edellä mainitut raportit muodostuvat automaattisesti, poislukien manuaalisesti luotujen liidien ja mahdollisuuksien lähde. Sekin löytyy raporteilta tietysti silloin, jos sen muistaa manuaalisesti lisätä... 🙂

Odoo ei itsessään ole pelkkä CRM, vaan tarpeen mukaan laajentuu niin laskutukseen, projektityöskentelyyn, varastonhallintaan kuin uutiskirjemarkkinointiin ja markkinoinnin automatisointiin. Ehdottomana plussana on se, että kaikki löytyy saman ohjelman sisältä. Tieto lisätään kerran ja on sen jälkeen kaikkien käytettävissä. Toiminta on läpinäkyvää ja raportointi tapahtuu reaaliajassa. 

Haluatko ammattilaisen hoitamaan CRM-ohjelmistosi käyttöönoton tai vaihdon? Tutustu CRM ja Myynti -ratkaisuumme!

Näin hallitset asiakassuhteita Odoo CRM:n avulla
Vividi Oy, Jenni Heikkilä 22 huhtikuuta, 2021
Arkistoi