Toiminnanohjausta moneen menoon

Laskutusohjelma, Excel-tiedostot ja ruutuvihko?

Jenni Heikkilä

Kun puhutaan toiminnanohjaus- eli ERP-järjestelmistä, mieleen tulevat isot toimijat, kuten SAP, Oracle ja Microsoft Dynamics.

Ensimmäisenä mielikuvana on, että tällaisia järjestelmiä käyttävät vain isot yritykset ja kustannukset näissä ovat valtavat. Pieni yritys ei välttämättä edes koe tarvitsevansa ERP-järjestelmää - miksi tarvitsisikaan?

ERPin tärkein tehtävä on koota yhden ohjelman alle yrityksen oleelliset toiminnot, jotta liiketoimintaprosessit sujuisivat mahdollisimman tehokkaasti ja tieto löytyisi tarvittaessa helposti. ERP-järjestelmästä puhuttaessa se voi tarkoittaa toiselle yritykselle eri asiaa kuin toiselle - toimialasta ja liiketoimintaprosesseista riippuen. 

Pienellä yrityksellä on todennäköisesti kirjanpitäjän kautta kirjanpito-ohjelma jonne syötetään laskut, tai pahimmassa tapauksessa laskut tehdään ensin toiseen ohjelmaan.

Tuotetiedot löytyvät koneen uumeniin tallennetusta Excelistä (tietysti viime vuoden ostohinnoilla), tarjoukset tehdään erilliseen Word- tai Excel-dokumenttiin ja asiakkaiden yhteystiedot löytyvät Gmailista.

Asiakasprojekteja hallitaan erillisillä paperilapuilla, joita on täytetty palavereissa.

Yrityksellä on kivijalkamyymälä, jossa tuotteet myydään avoimiin ryhmiin kassakoneessa ja tämän lisäksi verkkokauppa, jonne tuotteet perustetaan erikseen manuaalisesti. Pahimmassa tapauksessa myymälässä kirjataan ruutuvihkoon myydyt tuotteet, jonka jälkeen saldot vähennetään illan päätteeksi verkkokaupasta.

Kuulostaako nykyaikaiselta digiajassa elävältä yritykseltä?


Monissa kirjanpito-ohjelmissa on mahdollisuus tehdä näistä asioista monia, mutta valitettavasti nämä ohjelmistot on tehty helpottamaan kirjanpitäjän työtä - ei niinkään kirjanpitäjän asiakasta eli sinua. Pienempiin tarpeisiin nämä voivat usein riittääkin hyvin pitkälle.

Toisilla yrityksillä asiat ovat jo paremmin. On hyvä CRM, josta saadaan kätevästi tarjous asiakkaalle, sekä erikseen laskutusohjelma. Tässä kombossa suurin ongelma on se, että teet kaiken tuplana. Yleensä kassajärjestelmä tai verkkokauppa ei tässäkään tapauksessa keskustele minkään kanssa.

Mikäli sinua kiinnostaa tehostaa yrityksesi prosesseja ja viedä sitä nykyaikaan järkevillä työkaluilla, kerromme mielellämme lisää vaihtoehdoista. Voit myös lukea lisää Odoo-toiminnanohjausjärjestelmästä, jolla hallitset kaikki yrityksen toiminnot markkinoinnista kirjanpitoon.