Yrittäjä, älä ajaudu järjestelmäarkkitehdiksi

Kertomus siitä, kun hankkii ohjelmistoja yksi toisensa jälkeen

Johanna Valkonen

Me ollaan vuosia tehty töitä yritysten toiminnanohjauksen kanssa, mutta täytyy kertoa nyt yksi “suutarin lapsella ei ole kenkiä” tyylinen kokemus erilaisten bisnesohjelmistojen käytöstä toiminnanohjauksessa.

Yksi ohjelmisto yhteen tarpeeseen


Verkko on pullollaan erilaisia liiketoiminnan hallintaan tarkoitettuja ohjelmistoja, joita on helppo tilata ja ottaa käyttöön verkon yli.
Näille ohjelmistoille tyypillistä on se, että ne ratkaisevat aina yhden tarpeen, esim. projektinhallinta, mutta eivät sen laajemmin tue yrityksen toiminnanohjausta.

Monet näistä ohjelmistojen palveluntarjoajista houkuttelevat asiakkaita ilmaisilla kokeiluversioilla, joihin on helppo jäädä koukkuun. Nehän on suunniteltu helpottamaan käyttäjän elämää, sillä kapealla osa-alueella johon ohjelmisto on suunniteltu.

Parhaimmassa tapauksessa ohjelmiston hankinta tapahtuu kokeilujakson jälkeen puolihuolimattomasti maksukortilta vuodeksi eteenpäin, kestotilauksella.


Ohjelmistoja käyttöön yksi toisensa jälkeen


Meillä on kyseisistä bisnesohjelmistoista paljonkin kokemusta.
Vuonna 2016-2017 firmamme oli vahvassa kasvuvaiheessa ja päivittäisiä asiakkaiden yhteydenottoja tuli paljon. Päätimme hankkia työnohjausta helpottamaan projektinhallinnan työkalun nimeltä Monday. Mondaylla hallinnoitiin kuka tiimissä tekee mitäkin, missä tilanteessa mikäkin tehtävä menee, deadlinet ja niin edelleen.


Mondayn lisäksi meillä oli mikropalveluista käytössä ainakin Mailchimp uutiskirjemarkkinointiin ja WordPress+WooCommerce verkkosivujen ylläpitoon. Jossain kohtaa asiakasmäärien kasvaessa alkoi tulla pakottava tarve asiakkuuksien hallintaan (CRM) ja siihen käytimme mm. Pipedrivea.


Erikseen oli vielä kassa- ja laskutusjärjestelmä josta toimitettiin tiedot kirjanpitäjälle, joka vielä kirjasi tiedot omaan järjestelmäänsä.

Lopulta ohjelmistoista alkoi kertyä todella paljon ylläpitohommaa, eli aikaa tuhlaantui siihen, että asiakas- tai tuotetietoja päivitettiin moneen kertaan eri ohjelmiin. Työaikaa kului eri ohjelmistojen testailuun ja opetteluun käytännössä.

Lisäksi ohjelmat eivät keskustelleet keskenään, minkä kanssa sai repiä hiuksia. Ylläpidin ohjeita, mitä tietoja on tarpeellista päivittää mihinkin ohjelmistoon. Jo pelkän tietosuojan kannalta oli monimutkaista hallita monia eri tietolähteitä ja järjestelmiä. Bonuksena tietysti vielä kaikkien tilien salasanojen hallinnointi.

Enemmän haittaa kuin hyötyä


Syitä mikropalvelujen hankintaan oli tietysti työn sujuvoittaminen ja se, että ohjelmistot kerryttävät arvokasta dataa myöhempää hyödyntämistä varten. Dataa tosiaan kertyi, mutta sitä kertyi liian moneen paikkaan.

Silloin opin kantapään kautta, että ei näin.

Mikropalveluarkkitehtuuri toimii silloin, kun se on suunniteltu ja hallittu kokonaisuus; yrityksen tietoinen valinta. Ja silloin, kun yrityksessä on käytössä jatkuvaa ohjelmistokehitystä ja integraatioiden ylläpitoa.

Käytännössä kuitenkin moni yritys on ajautunut samaan liemeen ja kärsii tilanteesta, jossa ohjelmistoarkkitehtuurin hallintaan ei ole osaamista tai resursseja. Monesti tarjouspyynnöillä on kauhea kiire, koska ollaan sammuttamassa tulipaloja sen sijaan, että toimintaa olisi ennakkoon suunniteltu.

Jossain kohtaa olin jo täysin kypsä tilanteeseemme ja yhtenä päivänä ohjelmistoja googletellessa löysin toivottavasti sen viimeisen, jota tulemme tarvitsemaan: Odoon.

Se olikin sitten alku ihan uudelle luvulle meidän firman historiassa 😉

Nyt viimeiset vuodet me ollaan nautittu suunnattomasti ohjelmistosta, jonka kaikki moduulit keskustelevat toistensa kanssa automaattisesti, ilman huolia integraatioista. Parasta on, että Odoo kehittyy niin hurjaa vauhtia, ettei siitä puolesta tarvitse olla huolissaan. Siitä lähtien me ollaankin päästy keskittymään paremmin asiakasprojekteihin ja toiminnan kehittämiseen, järjestelmien ylläpidon sijasta.